Berikut ini langkah-langkah untuk membuat menginput penjualan pada Zahir Accounting Versi 6:

Tahap I: Masuk Menu Input Invoice Penjualan

Pada Zahir Accounting Versi 6, ada dua cara untuk masuk ke menu input invoice penjualan, yaitu langsung dari tampilan awal menu penjualan atau dari daftar invoice penjualan. Untuk cara pertama, saat kita mengarahkan cursor ke kotak invoice penjualan, maka akan muncul tiga buah tombol, yaitu tombol  untuk membuat invoice penjualan, tombol  untuk melihat daftar invoice penjualan yang sudah dibuat, serta tombol  untuk melihat petunjuk penginputan invoice penjualan. Tekan tombol  untuk masuk ke menu input invoice penjualan.

Gambar 1. Masuk menu input invoice penjualan cara pertama.

Untuk cara kedua, pada saat kita sedang berada di tampilan daftar invoice penjualan (yaitu setelah sebelumnya menekan kotak invoice penjualan, atau menekan tombol  dari kotak invoice penjualan) maka kita dapat langsung masuk ke menu input invoice penjualan dengan menekan tombol  dari daftar tersebut tanpa harus kembali ke menu utama penjualan kembali.

Gambar 2. Masuk menu input invoice penjualan cara kedua.

Tahap II: Isi Formulir Yang Telah Disediakan Sesuai Kebutuhan

Isi data-data yang diperlukan sesuai dengan petunjuk berikut ini:

Gambar 3. Formulir input invoice penjualan.

 Bagian ini wajib diisi, jika bagian ini tidak diisi maka transaksi tidak dapat di rekam

 Bagian ini dapat diisi ataupun tidak sesuai dengan kebutuhan

Keterangan:

1. Nama Pelanggan
   
   Pilih data pelanggan dengan menekan tombolatau meletakan kursor ke kotak isian nama pelanggan dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendoble klik kotak isian tersebut.
   

2. Nomor Referensi
   
   Nomor referensi penjualan akan otomatis terisi sesuai dengan nomor urut terakhir, kita bisa menggunakan nomor tersebut sebagai nomor referensi penjualan yang bersangkutan atau apabila kita memiliki nomor referensi transaksi sendiri, kita bisa menggantinya sesuai dengan kebutuhan. Nomor referensi tidak boleh kosong.
   

3. Nomor Order Penjualan
   
   Jika memiliki modul order penjualan (Sales Order), maka apabila sebelumnya kita sudah membuat order penjualan dari pelanggan yang bersangkutan,  kita cukup memilih nomor order penjualan yang bersangkutan sehingga seluruh item penjualan akan terisi secara otomatis sesuai dengan order penjualan yang bersangkutan. 
   

4. Tanggal
   
   Setelan awal tanggal transaksi mengacu ke tanggal hari ini dari sistem operasi yang digunakan, ganti tanggalnya sesuai dengan kebutuhan.
   

5. Gudang
   
   Setelan awal gudang mengacu ke gudang Head Quarter, jika memiliki modul multi warehouse, kita dapat memilih gudang dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

6. Keterangan
   
   Keterangan akan otomatis terisi penjualan, nama pelanggan yang bersangkutan, kita dapat menggantinya sesuai kebutuhan.
   

7. Proyek
   
   Jika memiliki modul proyek, kita dapat memilih proyek dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

8. Departemen
   
   Setelan awal departemen mengacu ke departemen Head Quarter, jika memiliki modul departemen, kita dapat memilih departemen dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

9. Mata Uang
   
   Mata uang akan terisi sesuai dengan mata uang pelanggan yang bersangkutan, jika pelanggan yang bersangkutan menggunakan mata uang asing, maka kita dapat menentukan nilai kurs dari transaksi yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.
   

10. Jasa
    
    Kotak jasa hanya muncul apabila Zahir yang digunakan memiliki modul barang dan juga modul jasa. Pemberian tanda  pada kotak jasa hanya dilakukan apabila order penjualan yang bersangkutan tidak melibatkan barang persediaan sehingga pada pilihan item transaksi (poin 13) yang muncul adalah kode akun (bukan kode barang).
    
11. Tunai
    
    Beri tanda  pada kotak tunai apabila transaksi yang bersangkutan merupakan penjualan tunai, jika transaksi yang bersangkutan merupakan penjualan kredit, maka jangan beri tanda  pada kotak tunai sebab jika kotak tersebut diberi tanda  maka kartu piutang tidak akan terbentuk.
    
12. Tanda  (Beralih)
    
    Tanda  merupakan tombol untuk mengalihkan kolom terakhir dari item transaksi (poin nomor 19) menjadi departemen atau proyek.
    
13. Kode Barang
    
    Pilih kode barang dengan meletakan kursor ke kotak isian kode barang dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut. Kode barang tidak boleh kosong.
    
14. Jumlah
    
    Isi jumlah barang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah barang tidak boleh kosong.
    
15. Satuan
    
    Setelan awal satuan mengacu sesuai dengan satuan dasar barang yang dipilih. Jika memiliki modul multi satuan, kita dapat memilih satuan turunan dari satuan dasar yang bersangkutan.
    
16. Harga
    
    Isi harga sesuai dengan kebutuhan. Harga tidak boleh kosong. Jika harga lebih rendah dari harga pokok, program akan memberi peringatan bahwa harga jual dibawah harga pokok.
    
17. Diskon
    
    Diskon dapat diisi dalam nilai pesentase diskon dari item barang yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.
    
18. Pajak
    
    Jika item transaksi yang bersangkutan dikenai pajak, pilih pajak dari item transaksi yang bersangkutan dengan meletakan kursor ke kotak isian pajak dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendoble klik kotak isian tersebut.
    
19. Proyek / Departemen
    
    Jika proyek / departemen pada kepala transaksi diisi (poin 7 dan 8), maka proyek / departemen pada item transaksi akan terisi secara otomatis mengacu sesuai dengan proyek / departemen yang dipilih pada kepala transaksi. Kita dapat merubahnya sesuai dengan kebutuhan. Tekan tanda  (pada poin 10) untuk beralih dari kolom proyek ke departemen atau sebaliknya.
    
20. Biaya-biaya Lain
    
    Tab biaya-biaya lain hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi biaya kirim. Kita dapat memilih lebih dari satu biaya pada tab multi pajak ini.
    
21. Multi Pajak
    
    Tab multi pajak hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi pajak. Kita dapat memilih lebih dari satu pajak pada tab multi pajak ini.
    
22. Multi Diskon
    
    Tab multi diskon hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi diskon. Kita dapat menerapkan diskon bertingkat dalam transaksi dengan tab multi diskon ini.
    
23. Informasi Pengiriman
    
    Tab status pengiriman hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul Delivery Notes. Kita dapat menambahkan catatan atas pengiriman barang yang bersangkutan mengenai nomor paket pengiriman, dimensi paket, berat kotor, berat bersih, jumlah dan bentuk paket serta informasi lainnnya menyangkut pengiriman barang yang bersangkutan. Informasi pengiriman ini hanya bersifat administratif saja.
    
24. Status Pengiriman
    
    Tab status pengiriman hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul Delivery Status. Kita dapat menambahkan catatan mengenai kondisi barang yang dikirim untuk masing-masing item barang yang dikirim pada tab status pengiriman ini. Status pengiriman ini hanya bersifat administratif saja.
    
25. Nomor dan Tanggal Dokumen
    
    Nomor dan tanggal dokumen dapat diisi sesuai kebutuhan. Nomor dan tanggal dokumen ini hanya bersifat administratif saja.
    
26. Salesman
    
    Pilih nama salesman sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat mengaturnya agar transaksi tidak dapat di rekam apabila nama salesman tidak diisi dari menu Setting > Setup Program > Transaksi Penjualan > beri tanda  pada pilihan "Beri Peringatan Jika User Tidak Mengisi Nama Salesman" > Rekam.
    
27. Hapus baris
    
    Tombol  hanya ditekan jika kita ingin menghapus salah satu baris dari item transaksi yang bersangkutan. Kita juga bisa menghapus baris dari item yang bersangkutan dengan mengklik kanan > Hapus Item pada baris item yang bersangkutan.
    
28. Transaksi Berulang
    
    Tombol  digunakan untuk merekam transaksi yang bersangkutan agar apabila ada transaksi yang rinciannya sama, kita cukup menekan tombol  untuk memilih transaksi yang sama sehingga seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis sesuai dengan transaksi yang direkam ulang.
    
29. Stock List
    
    Tombol  digunakan agar pada saat input transaksi daftar barang terus terbuka sehingga kita dapat langsung memilihnya sesuai kebutuhan.
    
30. Nilai Transaksi
    
    Nilai transaksi akan terisi secara otomatis.
    
31. Cetak
    
    Beri tanda  pada kotak cetak jika kita ingin langsung mencetak bukti transaksi atau faktur penjualan yang bersangkutan ketika transaksi yang bersangkutan di rekam.
    
32. Proses
    
    Tombol  digunakan untuk membatalkan transaksi yang sedang diinput.
    
    Tombol  digunakan untuk merekam transaksi yang sedang diinput sebagai draft sehingga belum memperbarui stok persediaan (jika transaksi yang bersangkutan merupakan penjualan barang), belum membentuk piutang (jika transaksi yang bersangkutan merupakan penjualan kredit) serta belum terbentuk jurnal akuntansi.
    
    Tekan tombol  untuk merekam transaksi yang bersangkutan.
    

Tahap III: Cetak Bukti Transaksi

Apabila kita memberi tanda  pada kotak cetak saat input transaksi, maka setelah kita menekan tombol  akan muncul pilihan bukti transaksi yang akan di cetak. Pilih bukti transaksi yang mana yang akan di cetak atau kita juga bisa mendesainnya kembali dengan menekan tombol Desain.

Gambar 4. Pilihan cetak bukti transaksi

Gambar 5. Preview cetak bukti transaksi

Tahap IV: Daftar Transaksi Penjualan

Kita dapat melakukan berbagai tindakan dari invoice penjualan yang sudah kita buat dari daftar penjualan. Untuk masuk ke daftar penjualan, kita dapat menekan tombol  pada kotak invoice penjualan atau bisa juga dengan menekan kotak invoice penjualan tersebut.

Gambar 6. Masuk daftar invoice penjualan

Berikut ini daftar invoice penjualan yang dimaksud:

Gambar 7. Daftar invoice penjualan

Keterangan:

1. Kepala Judul
   
   Kita dapat mengurutkan daftar transaksi yang muncul dengan mengklik kepala judul dari kolom yang ingin kita urutkan.
   

2. Kotak Pencarian
   
   Kita dapat melakukan pencarian dengan mengisi sebagian karakter (huruf atau angka) dari nomor referensi atau nama pelanggan yang ingin kita cari pada kotak  sehingga item yang muncul pada daftar hanya transaksi yang mengandung karakter yang kita ketik tersebut.
   

3. Opsi data
   
   Tombol  digunakan untuk merubah tampilan kolom pelanggan menjadi kolom proyek dan sebaliknya.
   
   Tombol  digunakan untuk menghilangkan tampilan grafik atau memunculkan tampilan grafik.
   
   Tombol  digunakan untuk melihat nilai dalam mata uang sebenarnya atau dalam mata uang dasar.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbarui daftar penjualan.
   
   Tombol  digunakan untuk menyaring daftar penjualan mengenai kelompok pelanggan mana yang akan dimunculkan dalam daftar atau transaksi penjualan dari tanggal berapa sampai tanggal berapa yang akan dimunculkan dalam daftar.
   

4. Tanda  (Centang)
   
   Tanda  menandakan bahwa transaksi penjualan yang bersangkutan telah diposting atau telah dibukukan (tidak direkam sebagai draft) sehingga telah terbentuk jurnal akuntansi, telah memperbarui stok persediaan (jika transaksi yang bersangkutan merupakan penjualan barang), dan telah membentuk kartu piutang (jika transaksi yang bersangkutan merupakan penjualan kredit).
   

5. Opsi Grafik
   
   Tombol  digunakan untuk menampilkan grafik termasuk penjualan yang belum diposting atau hanya menampilkan penjualan yang sudah diposting saja.
   
   Tombol  digunakan untuk menampilkan grafik penjualan berdasarkan tanggal atau berdasarkan pelanggan atau berdasarkan salesman.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbesar tampilan grafik ke ukuran maksimal atau mengembalikannya ke ukuran semula.
   

6. Tindakan
   
   Tombol  digunakan untuk masuk kembali ke menu input penjualan, sama seperti tombol  pada tampilan awal menu penjualan.
   
   Tombol  digunakan untuk menghapus penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Hapus pada baris penjualan yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk membatalkan posting transaksi penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Unpost pada baris penjualan yang bersangkutan.
   

7. Review
   
   Tombol  digunakan untuk melihat kembali perincian penginputan penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Perincian pada baris penjualan yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk mencetak penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Cetak pada baris penjualan yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk menutup tampilan daftar penjualan.
   

Tahap V: Laporan Yang Terbarui

Berikut ini laporan penjualan yang terbarui dari transaksi penjualan yang bersangkutan.

Gambar 8. Laporan Penjualan - Rangkuman

  Bagian ini merupakan transaksi penjualan yang bersangkutan

Berikut ini jurnal yang terbentuk dari transaksi penjualan yang bersangkutan yang akan memperbarui nilai masing-masing akun pada laporan keuangan.

Gambar 9. Jurnal yang terbentuk atas penjualan barang secara kredit

  Bagian ini merupakan transaksi penjualan yang bersangkutan

Berikut ini laporan kartu piutang yang terbarui dari transaksi penjualan yang bersangkutan.

Gambar 10. Laporan Kartu Piutang - Mata Uang Dasar

  Bagian ini merupakan transaksi penjualan yang bersangkutan

Berikut ini laporan kartu piutang yang terbarui dari transaksi penjualan yang bersangkutan.

Gambar 10. Laporan Kartu Piutang - Mata Uang Dasar

  Bagian ini merupakan transaksi penjualan yang bersangkutan

Demikian panduan dasar penginputan penjualan pada Zahir Accounting Versi 6 yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat.