Catatan: Fitur ini hanya bersifat administratif dan tidak terkait langsung dengan akuntansi sehingga apabila kita menginput order penjualan, maka tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak memperbarui kartu piutang, dan tidak memperbarui stok persediaan.

Berikut ini langkah-langkah untuk membuat order penjualan pada Zahir Accounting Versi 6:

Tahap I: Masuk Menu Input Order Penjualan

Pada Zahir Accounting Versi 6, ada dua cara untuk masuk ke menu input order penjualan, yaitu langsung dari tampilan awal menu penjualan atau dari daftar order penjualan. Untuk cara pertama, saat kita mengarahkan cursor ke kotak order penjualan, maka akan muncul tiga buah tombol, yaitu tombol  untuk membuat order penjualan, tombol  untuk melihat daftar order penjualan yang sudah dibuat, serta tombol  untuk melihat petunjuk penginputan order penjualan. Tekan tombol  untuk masuk ke menu input order penjualan.

Gambar 1. Masuk menu input order penjualan cara pertama.

Untuk cara kedua, pada saat kita sedang berada di tampilan daftar order penjualan (yaitu setelah sebelumnya menekan kotak order penjualan, atau menekan tombol  dari kotak order penjualan) maka kita dapat langsung masuk ke menu input order penjualan dengan menekan tombol  dari daftar tersebut tanpa harus kembali ke menu utama penjualan kembali.

Gambar 2. Masuk menu input order penjualan cara kedua.

Tahap II: Isi Formulir Yang Telah Disediakan Sesuai Kebutuhan

Isi data-data yang diperlukan sesuai dengan petunjuk berikut ini:

Gambar 3. Formulir pengisian order penjualan.

 Bagian ini wajib diisi, jika bagian ini tidak diisi maka transaksi tidak dapat di rekam

 Bagian ini dapat diisi ataupun tidak sesuai dengan kebutuhan

Keterangan:

1. Nama Pelanggan
   
   Pilih data pelanggan dengan menekan tombolatau meletakan kursor ke kotak isian nama pelanggan dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut.
   

2. Nomor Referensi
   
   Nomor referensi order penjualan akan otomatis terisi sesuai dengan nomor urut terakhir, kita bisa menggunakan nomor tersebut sebagai nomor referensi order penjualan yang bersangkutan atau apabila kita memiliki nomor referensi transaksi sendiri, kita bisa menggantinya sesuai dengan kebutuhan. Nomor referensi tidak boleh kosong.
   

3. Nomor Penawaran Harga
   
   Jika memiliki modul penawaran harga, maka apabila sebelumnya kita sudah membuat penawaran harga terhadap pelanggan yang bersangkutan,  kita cukup memilih nomor penawaran harga yang bersangkutan sehingga seluruh item order penjualan akan terisi secara otomatis sesuai dengan penawaran harga yang bersangkutan. 
   

4. Tanggal
   
   Setelan awal tanggal transaksi mengacu ke tanggal hari ini dari sistem operasi yang digunakan, ganti tanggalnya sesuai dengan kebutuhan.
   

5. Gudang
   
   Setelan awal gudang mengacu ke gudang Head Quarter, jika memiliki modul multi warehouse, kita dapat memilih gudang dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

6. Keterangan
   
   Keterangan akan otomatis terisi penjualan, nama pelanggan yang bersangkutan, kita dapat menggantinya sesuai kebutuhan.
   

7. Proyek
   
   Jika memiliki modul proyek, kita dapat memilih proyek dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

8. Departemen
   
   Setelan awal departemen mengacu ke departemen Head Quarter, jika memiliki modul departemen, kita dapat memilih departemen dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

9. Mata Uang
   
   Mata uang akan terisi sesuai dengan mata uang pelanggan yang bersangkutan, jika pelanggan yang bersangkutan menggunakan mata uang asing, maka kita dapat menentukan nilai kurs dari transaksi yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.
   

10. Selesai
    
    Pemberian tanda  pada kotak selesai hanya dilakukan apabila order penjualan yang bersangkutan telah digunakan pada transaksi pegiriman barang atau invoice penjualan dan dianggap telah selesai sehingga ketika membuat pegiriman barang atau invoice penjualan, order penjualan yang bersangkutan tidak muncul kembali dalam daftar order penjualan yang belum diselesaikan.
    

11. Jasa
    
    Kotak jasa hanya muncul apabila Zahir yang digunakan memiliki modul barang dan juga modul jasa. Pemberian tanda  pada kotak jasa hanya dilakukan apabila order penjualan yang bersangkutan tidak melibatkan barang persediaan sehingga pada pilihan item transaksi (poin 13) yang muncul adalah kode akun (bukan kode barang).
    

12. Tanda  (Beralih)
    
    Tanda  merupakan tombol untuk mengalihkan kolom terakhir dari item transaksi (poin nomor 19) menjadi departemen atau proyek.
    
13. Kode Barang
    
    Pilih kode barang dengan meletakan kursor ke kotak isian kode barang dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut. Kode barang tidak boleh kosong. Jika memiliki modul jasa, apabila pada kotak jasa diberi tanda , maka kotak isian kode barang ini berubah menjadi kotak isian kode akun. Pilih sesuai dengan kebutuhan.
    
14. Jumlah
    
    Isi jumlah barang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah barang tidak boleh kosong.
    
15. Satuan
    
    Setelan awal satuan mengacu sesuai dengan satuan dasar barang yang dipilih. Jika memiliki modul multi satuan, kita dapat memilih satuan turunan dari satuan dasar yang bersangkutan.
    
16. Harga
    
    Isi harga sesuai dengan kebutuhan. Harga tidak boleh kosong. Jika harga lebih rendah dari harga pokok, program akan memberi peringatan bahwa harga jual dibawah harga pokok.
    
17. Diskon
    
    Diskon dapat diisi dalam nilai pesentase diskon dari item barang yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.
    
18. Pajak
    
    Jika item transaksi yang bersangkutan dikenai pajak, pilih pajak dari item transaksi yang bersangkutan dengan meletakan kursor ke kotak isian pajak dan menekan salah satu tombol pada keyboard atau dengan mendoble klik kotak isian tersebut.
    
19. Proyek / Departemen
    
    Jika proyek / departemen pada kepala transaksi diisi (poin 7 dan 8), maka proyek / departemen pada item transaksi akan terisi secara otomatis mengacu sesuai dengan proyek / departemen yang dipilih pada kepala transaksi. Kita dapat merubahnya sesuai dengan kebutuhan. Tekan tanda  (pada poin 12) untuk beralih dari kolom proyek ke departemen atau sebaliknya.
    
20. Biaya-biaya Lain
    
    Tab biaya-biaya lain hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi biaya kirim. Kita dapat memilih lebih dari satu biaya kirim pada tab biaya-biaya lain ini.
    
21. Multi Pajak
    
    Tab multi pajak hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi pajak. Kita dapat memilih lebih dari satu pajak pada tab multi pajak ini.
    
22. Multi Diskon
    
    Tab multi diskon hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi diskon. Kita dapat menerapkan diskon bertingkat dalam transaksi dengan tab multi diskon ini.
    
23. Variabel Opsional
    
    Kita dapat memilih beberapa variabel opsional yang penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Variabel-variabel opsional ini hanya bersifat administratif saja.
    
24. Salesman
    
    Pilih nama salesman sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat mengaturnya agar transaksi tidak dapat di rekam apabila nama salesman tidak diisi dari menu Setting > Setup Program > Transaksi Penjualan > beri tanda  pada pilihan "Beri Peringatan Jika User Tidak Mengisi Nama Salesman" > Rekam.
    
25. Termin Pembayaran
    
    Termin pembayaran dapat diisi sesuai dengan kebutuhan. Termin pembayaran ini hanya bersifat administratif saja.
    
26. Hapus baris
    
    Tombol  hanya ditekan jika kita ingin menghapus salah satu baris dari item transaksi yang bersangkutan. Kita juga bisa menghapus baris dari item yang bersangkutan dengan mengklik kanan > Hapus Item pada baris item yang bersangkutan.
    
27. Transaksi Berulang
    
    Tombol  digunakan untuk merekam transaksi yang bersangkutan agar apabila ada transaksi yang rinciannya sama, kita cukup menekan tombol  untuk memilih transaksi yang sama sehingga seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis sesuai dengan transaksi yag di rekam ulang.
    
28. Stock List
    
    Tombol  digunakan agar pada saat input transaksi daftar barang terus terbuka sehingga kita dapat langsung memilihnya sesuai kebutuhan.
    
29. Nilai Transaksi
    
    Nilai transaksi akan terisi secara otomatis.
    
30. Cetak
    
    Beri tanda  pada kotak cetak jika kita ingin langsung mencetak bukti transaksi yang bersangkutan ketika transaksi yang bersangkutan di rekam.
    
31. Proses
    
    Tombol  digunakan untuk membatalkan transaksi yang sedang diinput. Tekan tombol  untuk merekam transaksi yang bersangkutan.
    

Tahap III: Cetak Bukti Transaksi

Apabila kita memberi tanda  pada kotak cetak saat input transaksi, maka setelah kita menekan tombol  akan muncul pilihan bukti transaksi yang akan di cetak. Pilih bukti transaksi yang mana yang akan di cetak atau kita juga bisa mendesainnya kembali dengan menekan tombol Desain.

Gambar 4. Pilihan cetak bukti transaksi

Gambar 5. Preview cetak bukti transaksi

Tahap IV: Daftar Transaksi Order Penjualan

Kita dapat melakukan berbagai tindakan dari order penjualan yang sudah kita buat dari daftar order penjualan. Untuk masuk ke daftar order penjualan, kita dapat menekan tombol  pada kotak order penjualan atau bisa juga dengan menekan kotak order penjualan tersebut.

Gambar 6. Masuk daftar order penjualan

Berikut ini daftar transaksi order penjualan yang dimaksud:

Gambar 7. Daftar order penjualan

Keterangan:

1. Kepala Judul
   
   Kita dapat mengurutkan daftar transaksi yang muncul dengan mengklik kepala judul dari kolom yang ingin kita urutkan.
   

2. Kotak Pencarian
   
   Kita dapat melakukan pencarian dengan mengisi sebagian karakter (huruf atau angka) dari nomor referensi atau nama pelanggan yang ingin kita cari pada kotak  sehingga item yang muncul pada daftar hanya transaksi yang mengandung karakter yang kita ketik tersebut.
   

3. Opsi data
   
   Tombol  digunakan untuk merubah tampilan kolom pelanggan menjadi kolom proyek dan sebaliknya.
   
   Tombol  digunakan untuk menghilangkan tampilan grafik atau memunculkan tampilan grafik.
   
   Tombol  digunakan untuk melihat nilai dalam mata uang sebenarnya atau dalam mata uang dasar.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbarui daftar order penjualan.
   
   Tombol  digunakan untuk menyaring daftar order penjualan mengenai kelompok pelanggan mana yang akan dimunculkan dalam daftar atau transaksi order penjualan dari tanggal berapa sampai tanggal berapa yang akan dimunculkan dalam daftar.
   

4. Tanda  (Centang)
   
   Tanda  menandakan bahwa transaksi order penjualan yang bersangkutan telah diselesaikan sehingga tidak muncul dalam daftar order penjualan yang belum diselesaikan pada saat input pengiriman barang atau invoice penjualan.
   

5. Opsi Grafik
   
   Tombol  digunakan untuk menampilkan grafik termasuk order penjualan yang belum diselesaikan atau hanya menampilkan order penjualan yang sudah diselesaikan saja.
   
   Tombol  digunakan untuk menampilkan grafik order penjualan berdasarkan tanggal atau berdasarkan pelanggan atau berdasarkan salesman.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbesar tampilan grafik ke ukuran maksimal atau mengembalikannya ke ukuran semula.
   

6. Tindakan
   
   Tombol  digunakan untuk masuk kembali ke menu input order penjualan, sama seperti tombol  pada tampilan awal order penjualan.
   
   Tombol  digunakan untuk menghapus order penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Hapus pada baris order penjualan yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk membatalkan penyelesaian order penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Unpost pada baris order penjualan yang bersangkutan.
   

7. Review
   
   Tombol  digunakan untuk melihat kembali perincian penginputan order penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Perincian pada baris order penjualan yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk mencetak order penjualan yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Cetak pada baris order penjualan yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk menutup tampilan daftar order penjualan.
   

Demikian panduan dasar penginputan order penjualan Zahir Accounting Versi 6 yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat.