Catatan: Setelah kita merekam pengiriman barang, maka proses akuntansi sudah berlaku yang mana setelah kita merekam transaksi pembayaran piutang ini, maka hal tersebut akan membentuk jurnal akuntansi, dan memperbarui kartu piutang.

Berikut ini langkah-langkah untuk menginput pembayaran piutang pada Zahir Accounting Versi 6:

Tahap I: Masuk Menu Input Pembayaran Piutang

Pada Zahir Accounting Versi 6, ada dua cara untuk masuk ke menu input pembayaran piutang, yaitu langsung dari tampilan awal menu penjualan atau dari daftar pembayaran piutang. Untuk cara pertama, saat kita mengarahkan cursor ke kotak pembayaran piutang, maka akan muncul tiga buah tombol, yaitu tombol  untuk menginput pembayaran piutang, tombol  untuk melihat daftar pembayaran piutang yang sudah dibuat, serta tombol  untuk melihat petunjuk penginputan pembayaran piutang. Tekan tombol  untuk masuk ke menu input pembayaran piutang.

Gambar 1. Masuk menu input pembayaran piutang cara pertama.

Untuk cara kedua, pada saat kita sedang berada di tampilan daftar pembayaran piutang (yaitu setelah sebelumnya menekan kotak pembayaran piutang, atau menekan tombol  dari kotak pembayaran piutang) maka kita dapat langsung masuk ke menu input pembayaran piutang dengan menekan tombol  dari daftar tersebut tanpa harus kembali ke menu utama penjualan kembali.

Gambar 2. Masuk menu input pembayaran piutang cara kedua.

Tahap II: Isi Formulir Yang Telah Disediakan Sesuai Kebutuhan

Isi data-data yang diperlukan sesuai dengan petunjuk berikut ini:

Gambar 3. Formulir pengisian pembayaran piutang.

 Bagian ini wajib diisi, jika bagian ini tidak diisi maka transaksi tidak dapat di rekam

 Bagian ini dapat diisi ataupun tidak sesuai dengan kebutuhan

Keterangan:

1. Akun Kas / Bank
   
   Pilih akun kas / bank yang digunakan untuk menerima pembayaran piutang dari pelanggan yang bersangkutan.
   

2. Nama Pelanggan
   
   Pilih data pelanggan dengan menekan tombolatau meletakan kursor ke kotak isian nama pelanggan dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut.
   

3. Nomor Referensi
   
   Nomor referensi pengiriman barang akan otomatis terisi sesuai dengan nomor urut terakhir, kita bisa menggunakan nomor tersebut sebagai nomor referensi transaksi yang bersangkutan atau apabila kita memiliki nomor referensi transaksi sendiri, kita bisa menggantinya sesuai dengan kebutuhan. Nomor referensi tidak boleh kosong.
   

4. Tanggal
   
   Setelan awal tanggal transaksi mengacu ke tanggal hari ini dari sistem operasi yang digunakan, ganti tanggalnya sesuai dengan kebutuhan.
   

5. Nilai Pembayaran
   
   Nilai pembayaran akan terisi secara otomatis saat kita meletakan kursor ke kotak tersebut setelah sebelumnya mengisi perincian pembayaran terlebih dahulu (poin nomor 9 dan 10)
   

6. Proyek
   
   Jika memiliki modul proyek, kita dapat memilih proyek dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

7. Departemen
   
   Setelan awal departemen mengacu ke departemen Head Quarter, jika memiliki modul departemen, kita dapat memilih departemen dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

8. Giro
   
   Jika transaksi pembayaran tersebut menggunakan pembayaran ditunda (giro), maka beri tanda  pada kotak giro.
   

9. Nomor Invoice
   
   Pilih nomor invoice penjualan / piutang yang ingin dibayarkan dengan meletakan kursor ke kotak isian no invoice dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut. Nomor invoice tidak boleh kosong.
   
10. Jumlah Dibayar
    
    Jumlah dibayar akan otomatis terisi sesuai dengan saldo piutang dari invoice yang bersangkutan, ganti nilai jumlah dibayar apabila pelanggan yang bersangkutan tidak langsung melunasi seluruh saldo piutang dari invoice yang bersangkutan. Jumlah dibayar tidak boleh kosong.
    
11. Denda
    
    Isi nilai denda atau biaya lain terkait dengan pembayaran piutang yang bersangkutan pada kotak isian denda.
    
12. Akun Denda
    
    Tentukan akun yang akan digunakan untuk denda atau biaya lain tersebut dengan menekan tanda segitiga tersebut.
    
13. Hapus baris
    
    Tombol  hanya ditekan jika kita ingin menghapus salah satu baris dari item transaksi yang bersangkutan. Kita juga bisa menghapus baris dari item yang bersangkutan dengan mengklik kanan > Hapus Item pada baris item yang bersangkutan.
    
14. Cetak
    
    Beri tanda  pada kotak cetak jika kita ingin langsung mencetak bukti transaksi yang bersangkutan ketika transaksi yang bersangkutan di rekam.
    
15. Proses
    
    Tombol  digunakan untuk membatalkan transaksi yang sedang diinput.
    
    Tekan tombol  untuk merekam transaksi yang bersangkutan.
    

Tahap III: Cetak Bukti Transaksi

Apabila kita memberi tanda  pada kotak cetak saat input transaksi, maka setelah kita menekan tombol  akan muncul pilihan bukti transaksi yang akan di cetak. Pilih bukti transaksi yang mana yang akan di cetak atau kita juga bisa mendesainnya kembali dengan menekan tombol Desain.

Gambar 4. Pilihan cetak bukti transaksi

Gambar 5. Preview cetak bukti transaksi

Tahap IV: Daftar Transaksi Pembayaran Piutang

Kita dapat melakukan berbagai tindakan dari pembayaran piutang yang sudah kita buat dari daftar pembayaran piutang. Untuk masuk ke daftar pembayaran piutang, kita dapat menekan tombol  pada kotak pembayaran piutang atau bisa juga dengan menekan kotak pembayaran piutang tersebut.

Gambar 6. Masuk daftar order penjualan

Berikut ini daftar pembayaran piutang yang dimaksud:

Gambar 7. Daftar pembayaran piutang

Keterangan:

1. Kepala Judul
   
   Kita dapat mengurutkan daftar transaksi yang muncul dengan mengklik kepala judul dari kolom yang ingin kita urutkan.
   

2. Kotak Pencarian
   
   Kita dapat melakukan pencarian dengan mengisi sebagian karakter (huruf atau angka) dari nomor referensi atau nama pelanggan yang ingin kita cari pada kotak  sehingga item yang muncul pada daftar hanya transaksi yang mengandung karakter yang kita ketik tersebut.
   

3. Opsi data
   
   Tombol  digunakan untuk melihat nilai dalam mata uang sebenarnya atau dalam mata uang dasar.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbarui daftar pengiriman barang.
   
   Tombol  digunakan untuk menyaring daftar pengiriman barang mengenai kelompok pelanggan mana yang akan dimunculkan dalam daftar atau transaksi pengiriman barang dari tanggal berapa sampai tanggal berapa yang akan dimunculkan dalam daftar.
   

4. Tindakan
   
   Tombol  digunakan untuk masuk kembali ke menu input pembayaran piutang, sama seperti tombol  pada tampilan awal menu penjualan.
   
   Tombol  digunakan untuk menghapus pembayaran piutang yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Hapus pada baris pembayaran piutang yang bersangkutan.
   

5. Review
   
   Tombol  digunakan untuk melihat kembali perincian penginputan pembayaran piutang yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Perincian pada baris pembayaran piutang yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk mencetak pembayaran piutang yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Cetak pada baris pembayaran piutang yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk menutup tampilan daftar pembayaran piutang.
   

Tahap V: Laporan Yang Terbarui

Berikut ini laporan pembayaran pelanggan yang terbarui dari transaksi pembayaran piutang yang bersangkutan.

Gambar 8. Laporan Pembayaran Pelanggan - Mata Uang Dasar

  Bagian ini merupakan transaksi pengiriman barang yang bersangkutan

Berikut ini laporan kartu piutang yang terbarui dari transaksi pembayaran piutang yang bersangkutan.

Gambar 9. Laporan Kartu Piutang Mata Uang Dasar

  Bagian ini merupakan transaksi pengiriman barang yang bersangkutan

Demikian panduan dasar penginputan pembayaran piutang pada Zahir Accounting Versi 6 yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat.