Catatan: Fitur ini hanya bersifat administratif dan tidak terkait langsung dengan akuntansi sehingga apabila kita menginput penawaran harga, maka tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak memperbarui kartu piutang, dan tidak memperbarui stok persediaan.

Berikut ini langkah-langkah untuk membuat penawaran harga pada Zahir Accounting Versi 6:

Tahap I: Masuk Menu Input Penawaran Harga

Pada Zahir Accounting Versi 6, ada dua cara untuk masuk ke menu input penawaran harga, yaitu langsung dari tampilan awal menu penjualan atau dari daftar penawaran harga. Untuk cara pertama, saat kita mengarahkan cursor ke kotak penawaran harga, maka akan muncul tiga buah tombol, yaitu tombol  untuk membuat penawaran harga, tombol  untuk melihat daftar penawaran harga yang sudah dibuat, serta tombol  untuk melihat petunjuk penginputan penawaran harga. Tekan tombol  untuk masuk ke menu input penawaran harga.

Gambar 1. Masuk menu input penawaran harga cara pertama.

Untuk cara kedua, pada saat kita sedang berada di tampilan daftar penawaran harga (yaitu setelah sebelumnya menekan kotak penawaran harga, atau menekan tombol  dari kotak penawaran harga) maka kita dapat langsung masuk ke menu input penawaran harga dengan menekan tombol  dari daftar tersebut tanpa harus kembali ke menu utama penjualan kembali.

Gambar 2. Masuk menu input penawaran harga cara kedua.

Tahap II: Isi Formulir Yang Telah Disediakan Sesuai Kebutuhan

Isi data-data yang diperlukan sesuai dengan petunjuk berikut ini:

Gambar 3. Formulir pengisian penawaran harga

 Bagian ini wajib diisi, jika bagian ini tidak diisi maka transaksi tidak dapat di rekam

 Bagian ini dapat diisi ataupun tidak sesuai dengan kebutuhan

Keterangan:

1. Nama Pelanggan
   
   Pilih data pelanggan dengan menekan tombolatau meletakan kursor ke kotak isian nama pelanggan dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobelklik kotak isian tersebut.
   

2. Nomor Referensi
   
   Nomor referensi penawaran harga akan otomatis terisi sesuai dengan nomor urut terakhir, kita bisa menggunakan nomor tersebut sebagai nomor referensi penawaran harga yang bersangkutan atau apabila kita memiliki nomor referensi transaksi sendiri, kita bisa menggantinya sesuai dengan kebutuhan. Nomor referensi tidak boleh kosong.
   

3. Tanggal
   
   Setelan awal tanggal transaksi mengacu ke tanggal hari ini dari sistem operasi yang digunakan, ganti tanggalnya sesuai dengan kebutuhan.
   

4. Gudang
   
   Setelan awal gudang mengacu ke gudang Head Quarter, jika memiliki modul multi warehouse, kita dapat memilih gudang dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

5. Keterangan
   
   Keterangan akan terisi secara otomatis dengan format "penjualan, (nama pelanggan yang bersangkutan)", kita dapat menggantinya sesuai kebutuhan.
   

6. Proyek
   
   Jika memiliki modul proyek, kita dapat memilih proyek dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

7. Departemen
   
   Setelan awal departemen mengacu ke departemen Head Quarter, jika memiliki modul departemen, kita dapat memilih departemen dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

8. Mata Uang
   
   Mata uang akan terisi sesuai dengan mata uang pelanggan yang bersangkutan, jika pelanggan yang bersangkutan menggunakan mata uang asing, maka kita dapat menentukan nilai kurs dari transaksi yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.
   

9. Selesai
   
   Pemberian tanda  pada kotak selesai hanya dilakukan apabila penawaran harga yang bersangkutan telah digunakan dalam transaksi order penjualan dan dianggap telah selesai sehingga ketika membuat order penjualan, penawaran harga yang bersangkutan tidak muncul kembali dalam daftar penawaran yang belum diselesaikan.
   

10. Jasa
    
    Kotak jasa hanya muncul apabila Zahir yang digunakan memiliki modul barang dan juga modul jasa. Pemberian tanda  pada kotak jasa hanya dilakukan apabila penawaran harga yang bersangkutan tidak melibatkan barang persediaan sehingga pada pilihan item transaksi (poin 12) yang muncul adalah kode akun (bukan kode barang).
    

11. Tanda  (Beralih)
    
    Tanda  merupakan tombol untuk mengalihkan kolom terakhir dari item transaksi (poin nomor 18) menjadi departemen atau proyek.
    
12. Kode Barang
    
    Pilih kode barang dengan meletakan kursor ke kotak isian kode barang dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobelklik kotak isian tersebut. Kode barang tidak boleh kosong. Jika memiliki modul jasa, apabila pada kotak jasa diberi tanda , maka kotak isian kode barang ini berubah menjadi kotak isian kode akun. Pilih sesuai dengan kebutuhan.
    
13. Jumlah
    
    Isi jumlah barang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah barang tidak boleh kosong.
    
14. Satuan
    
    Setelan awal satuan mengacu sesuai dengan satuan dasar barang yang dipilih. Jika memiliki modul multi satuan, kita dapat memilih satuan turunan dari satuan dasar yang bersangkutan.
    
15. Harga
    
    Isi harga sesuai dengan kebutuhan. Harga tidak boleh kosong. Jika harga lebih rendah dari harga pokok, program akan memberi peringatan bahwa harga jual dibawah harga pokok.
    
16. Diskon
    
    Diskon dapat diisi dalam nilai pesentase diskon dari item barang yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan.
    
17. Pajak
    
    Jika item transaksi yang bersangkutan dikenai pajak, pilih pajak dari item transaksi yang bersangkutan dengan meletakan kursor ke kotak isian pajak dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut.
    
18. Proyek / Departemen
    
    Jika proyek / departemen pada kepala transaksi diisi (poin 6 dan 7), maka proyek / departemen pada item transaksi akan terisi secara otomatis mengacu sesuai dengan proyek / departemen yang dipilih pada kepala transaksi. Kita dapat merubahnya sesuai dengan kebutuhan. Tekan tanda  pada poin 11 untuk beralih dari kolom proyek ke departemen atau sebaliknya.
    
19. Biaya-biaya Lain
    
    Tab biaya-biaya lain hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi biaya kirim. Kita dapat memilih lebih dari satu biaya kirim pada tab biaya-biaya lain ini.
    
20. Multi Pajak
    
    Tab multi pajak hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi pajak. Kita dapat memilih lebih dari satu pajak pada tab multi pajak ini.
    
21. Multi Diskon
    
    Tab multi diskon hanya dapat dimunculkan apabila Zahir yang digunakan memiliki modul multi diskon. Kita dapat menerapkan diskon bertingkat dalam transaksi dengan tab multi diskon ini.
    
22. Variabel Opsional
    
    Kita dapat memilih beberapa variabel opsional yang penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Variabel-variabel opsional ini hanya bersifat administratif saja.
    
23. Salesman
    
    Pilih nama salesman sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat mengaturnya agar transaksi tidak dapat di rekam apabila nama salesman tidak diisi dari menu Setting > Setup Program > Transaksi Penjualan > beri tanda  pada pilihan "Beri Peringatan Jika User Tidak Mengisi Nama Salesman" > Rekam.
    
24. Termin Pembayaran
    
    Termin pembayaran dapat diisi sesuai dengan kebutuhan. Termin pembayaran ini hanya bersifat administratif saja.
    
25. Hapus baris
    
    Tombol  hanya ditekan jika kita ingin menghapus salah satu baris dari item transaksi yang bersangkutan. Kita juga bisa menghapus baris dari item yang bersangkutan dengan mengklik kanan > Hapus Item pada baris item yang bersangkutan.
    
26. Transaksi Berulang
    
    Tombol  digunakan untuk merekam transaksi yang bersangkutan agar apabila ada transaksi yang rinciannya sama, kita cukup menekan tombol  untuk memilih transaksi yang sama sehingga seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis sesuai dengan transaksi yag di rekam ulang.
    
27. Stock List
    
    Tombol  digunakan agar pada saat input transaksi daftar barang terus terbuka sehingga kita dapat langsung memilihnya sesuai kebutuhan.
    
28. Nilai Transaksi
    
    Nilai transaksi akan terisi secara otomatis.
    
29. Cetak
    
    Beri tanda  pada kotak cetak jika kita ingin langsung mencetak bukti transaksi yang bersangkutan ketika transaksi yang bersangkutan di rekam.
    
30. Proses
    
    Tombol  digunakan untuk membatalkan transaksi yang sedang diinput. Tekan tombol  untuk merekam transaksi yang bersangkutan.
    

Tahap III: Cetak Bukti Transaksi

Apabila kita memberi tanda  pada kotak cetak saat input transaksi, maka setelah kita menekan tombol  akan muncul pilihan bukti transaksi yang akan di cetak. Pilih bukti transaksi yang mana yang akan di cetak atau kita juga bisa mendesainnya kembali dengan menekan tombol Desain.

Gambar 4. Pilihan cetak bukti transaksi

Gambar 5. Preview cetak bukti transaksi

Tahap IV: Daftar Transaksi Penawaran Harga

Kita dapat melakukan berbagai tindakan dari penawaran harga yang sudah kita buat dari daftar penawaran harga. Untuk masuk ke daftar penawaran harga, kita dapat menekan tombol  pada kotak penawaran harga atau bisa juga dengan menekan kotak penawaran harga tersebut.

Gambar 6. Masuk daftar penawaran harga

Berikut ini daftar transaksi penawaran harga yang dimaksud:

Gambar 7. Daftar penawaran harga

Keterangan:

1. Kepala Judul
   
   Kita dapat mengurutkan daftar transaksi yang muncul dengan mengklik kepala judul dari kolom yang ingin kita urutkan.
   

2. Kotak Pencarian
   
   Kita dapat melakukan pencarian dengan mengisi sebagian karakter (huruf atau angka) dari nomor referensi atau nama pelanggan yang ingin kita cari pada kotak  sehingga item yang muncul pada daftar hanya transaksi yang mengandung karakter yang kita ketik tersebut.
   

3. Opsi data
   
   Tombol  digunakan untuk merubah tampilan kolom pelanggan menjadi kolom proyek dan sebaliknya.
   
   Tombol  digunakan untuk menghilangkan tampilan grafik atau memunculkan tampilan grafik.
   
   Tombol  digunakan untuk melihat nilai dalam mata uang sebenarnya atau dalam mata uang dasar.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbarui daftar penawaran harga.
   
   Tombol  digunakan untuk menyaring daftar penawaran harga mengenai kelompok pelanggan mana yang akan dimunculkan dalam daftar atau transaksi penawaran harga dari tanggal berapa sampai tanggal berapa yang akan dimunculkan dalam daftar.
   

4. Tanda  (Centang)
   
   Tanda  menandakan bahwa transaksi penawaran harga yang bersangkutan telah diselesaikan sehingga tidak muncul dalam daftar penawaran harga yang belum diselesaikan pada saat input order penjualan.
   

5. Opsi Grafik
   
   Tombol  digunakan untuk menampilkan grafik termasuk penawaran harga yang belum diselesaikan atau hanya menampilkan penawaran harga yang sudah diselesaikan saja.
   
   Tombol  digunakan untuk menampilkan grafik penawaran harga berdasarkan tanggal atau berdasarkan pelanggan atau berdasarkan salesman.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbesar tampilan grafik ke ukuran maksimal atau mengembalikannya ke ukuran semula.
   

6. Tindakan
   
   Tombol  digunakan untuk masuk kembali ke menu input penawaran harga, sama seperti tombol  pada tampilan awal penawaran harga.
   
   Tombol  digunakan untuk menghapus penawaran harga yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Hapus pada baris penawaran harga yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk membatalkan penyelesaian penawaran harga yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Unpost pada baris penawaran harga yang bersangkutan.
   

7. Review
   
   Tombol  digunakan untuk melihat kembali perincian penginputan penawaran harga yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Perincian pada baris penawaran harga yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk mencetak penawaran harga yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Cetak pada baris penawaran harga yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk menutup tampilan daftar penawaran harga.
   

Demikian panduan dasar penginputan penawaran harga Zahir Accounting Versi 6 yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat.