Berikut ini langkah-langkah untuk mencatat pengembalian kelebihan kredit pada Zahir Accounting Versi 6:

Tahap I: Masuk Menu Input Pengembalian Kelebihan Kredit

Tekan tombol  pada kotak pengembalian kelebihan kredit untuk masuk ke menu input pegembalian kelebihan kredit.

Gambar 1. Masuk menu input pengembalian kelebihan kredit.

Tahap II: Pilih Piutang Yang Mengalami Kelebihan Bayar

Pilih data piutang yang mengalami kelebihan bayar sesuai dengan petunjuk berikut ini:

Gambar 2. Pilih piutang yang mengalami kelebihan bayar.

Tahap III: Pilih Bentuk Pengembalian

Ada dua bentuk pengembalian kelebihan kredit kepada pelanggan, yaitu pengembalian dalam bentuk kas / bank atau untuk membayar invoice yang lainnya. Berikut adalah pengembalian kelebihan krdit dalam bentuk kas:

Gambar 3. Pilihan bentuk pengembalian.

Gambar 4. Formulir pengembalian kelebihan kredit dalam bentuk kas / bank.

Keterangan:

1. Akun Kas / Bank
   
   Pilih akun kas / bank yang digunakan untuk menerima uang muka dari pelanggan yang bersangkutan.
   

2. Nama Pelanggan
   
   Pilih data pelanggan dengan menekan tombolatau meletakan kursor ke kotak isian nama pelanggan dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobleklik kotak isian tersebut.
   

3. Nomor Referensi
   
   Nomor referensi uang muka penjualan akan otomatis terisi sesuai dengan nomor urut terakhir, kita bisa menggunakan nomor tersebut sebagai nomor referensi uang muka penjualan yang bersangkutan atau apabila kita memiliki nomor referensi transaksi sendiri, kita bisa menggantinya sesuai dengan kebutuhan. Nomor referensi tidak boleh kosong.
   

4. Tanggal
   
   Setelan awal tanggal transaksi mengacu ke tanggal hari ini dari sistem operasi yang digunakan, ganti tanggalnya sesuai dengan kebutuhan.
   
5. Nilai
   
   Isi nilai uang muka sesuai dengan nilai uang muka yang dibayarkan oleh pelanggan yang bersangkutan. Jika menggunakan mata uang asing, isi sesuai dengan nilai mata uang asing tersebut.
   

6. Keterangan
   
   Keterangan akan terisi otomatis dengan format "(nama pelanggan yang bersangkutan), kredit dari (nomor invoice)", kita dapat menggantinya sesuai kebutuhan.
   

7. Proyek
   
   Jika memiliki modul proyek, kita dapat memilih proyek dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

8. Departemen
   
   Setelan awal departemen mengacu ke departemen Head Quarter, jika memiliki modul departemen, kita dapat memilih departemen dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   
9. Giro
   
   Bila pengembalian kelebihan menggunakan giro, maka beri tanda  pada kotak giro, abaikan jika tidak menggunakan giro.
   
10. Proses
    
    Tombol  digunakan untuk membatalkan transaksi yang sedang diinput.
    
    Tekan tombol  untuk merekam transaksi yang bersangkutan.
    

Tahap IV: Daftar Pengembalian Kelebihan Kredit

Kita dapat melakukan berbagai tindakan dari pengembalian kelebihan kredit dalam bentuk kas yang sudah kita buat dari daftar pengembalian kelebihan kredit. Untuk masuk ke daftar daftar pengembalian kelebihan kredit, kita dapat menekan tombol  pada kotak pengembalian kelebihan kredit atau bisa juga dengan menekan kotak pengembalian kelebihan kredit tersebut.

Gambar 5. Masuk daftar pengembalian kelebihan kredit.

Berikut ini daftar transaksi pengembalian kelebihan kredit yang dimaksud:

Gambar 6. Daftar pengembalian kelebihan kredit.

Keterangan:

1. Kepala Judul
   
   Kita dapat mengurutkan daftar transaksi yang muncul dengan mengklik kepala judul dari kolom yang ingin kita urutkan.
   

2. Kotak Pencarian
   
   Kita dapat melakukan pencarian dengan mengisi sebagian karakter (huruf atau angka) dari nomor referensi atau nama pelanggan yang ingin kita cari pada kotak  sehingga item yang muncul pada daftar hanya transaksi yang mengandung karakter yang kita ketik tersebut.
   

3. Opsi data
   
   Tombol  digunakan untuk melihat nilai dalam mata uang sebenarnya atau dalam mata uang dasar.
   
   Tombol  digunakan untuk memperbarui daftar pengembalian kelebihan kredit.
   
   Tombol  digunakan untuk menyaring daftar pengembalian kelebihan kredit mengenai kelompok pelanggan mana yang akan dimunculkan dalam daftar atau transaksi pengembalian kelebihan kredit dari tanggal berapa sampai tanggal berapa yang akan dimunculkan dalam daftar.
   

4. Tindakan
   
   Tombol  digunakan untuk masuk kembali ke menu input pengembalian kelebihan kredit, sama seperti tombol  pada tampilan awal menu penjualan.
   
   Tombol  digunakan untuk menghapus pengembalian kelebihan kredit yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Hapus pada baris pengembalian kelebihan kredit yang bersangkutan.
   

5. Review
   
   Tombol  digunakan untuk melihat kembali perincian penginputan pengembalian kelebihan kredit yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Perincian pada baris pengembalian kelebihan kredit yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk mencetak pengembalian kelebihan kredit yang kita pilih, sama seperti dengan mengklik kanan > Cetak pada baris pengembalian kelebihan kredit yang bersangkutan.
   
   Tombol  digunakan untuk menutup tampilan daftar pengembalian kelebihan kredit.
   

Tahap V: Pembayaran Kelebihan Untuk Membayar Invoice yang Lainnya

Berikut ini pengembalian kelebihan kredit untuk membayar invoice yang laiinya:

Gambar 7. Pengembalian kelebihan kredit untuk membayarn invoice yang laiinya.

Gambar 8. Formulir pengisian pengembalian kelebihan kredit untuk membayar invoice yang laiinya.

Keterangan:

1. Nama Pelanggan
   
   Pilih data pelanggan dengan menekan tombolatau meletakan kursor ke kotak isian nama pelanggan dan menekan salah satu tombol pada papan ketik atau dengan mendobelklik kotak isian tersebut.
   

2. Nomor Referensi
   
   Nomor referensi pengembalian kelebihan kredit akan otomatis terisi sesuai dengan nomor urut terakhir, kita bisa menggunakan nomor tersebut sebagai nomor referensi pengembalian kelebihan kredit yang bersangkutan atau apabila kita memiliki nomor referensi transaksi sendiri, kita bisa menggantinya sesuai dengan kebutuhan. Nomor referensi tidak boleh kosong.
   

3. Tanggal
   
   Setelan awal tanggal transaksi mengacu ke tanggal hari ini dari sistem operasi yang digunakan, ganti tanggalnya sesuai dengan kebutuhan.
   
4. Nilai
   
   Isi nilai uang muka sesuai dengan nilai pengembalian kelebihan kredit yang dibayarkan oleh pelanggan yang bersangkutan. Jika menggunakan mata uang asing, isi sesuai dengan nilai mata uang asing tersebut.
   

5. Keterangan
   
   Keterangan akan terisi otomatis dengan format "Penerimaan dari, (nama pelanggan yang bersangkutan), kredit dari (nomor invoice)", kita dapat menggantinya sesuai kebutuhan.
   

6. Proyek
   
   Jika memiliki modul proyek, kita dapat memilih proyek dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   

7. Departemen
   
   Setelan awal departemen mengacu ke departemen Head Quarter, jika memiliki modul departemen, kita dapat memilih departemen dari transaksi yang bersangkutan dengan menekan tombol sesuai dengan kebutuhan.
   
8. Nomor Invoice
   
   Pilih nomor invoice yang ingin dibayarkan dari kelebihan kredit.
   
9. Proses
   
   Tombol  digunakan untuk membatalkan transaksi yang sedang diinput.
   
   Tekan tombol  untuk merekam transaksi yang bersangkutan.
   

Demikian panduan dasar penginputan pengiriman barang pada Zahir Accounting Versi 6 yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat.